İnsan kaynakları süreçlerinin belki de en hassas ve karmaşık alanlarından biri, çalışanların doğum izni süreçlerinin yönetilmesidir. Hem mevzuata uyum hem de çalışan memnuniyetini sağlamak adına bu süreçte dikkatli olmak gerekir. Özellikle Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) prim günleri ve bordroya yansımaları konusu, doğru yönetilmediğinde ciddi yasal ve mali riskler taşıyabilir. Bu yazımızda, İK profesyonellerinin doğum izni sürecini eksiksiz yönetebilmesi için bilmesi gereken tüm detayları ele alacağız.Unutulmamalıdır ki, kadın çalışanların hakları ve erkek çalışanların babalık hakları, bu sürecin tamamlayıcı unsurlarıdır. Konuyla ilgili daha detaylı bilgi için Çalışan Anne Hakları (657 ve Özel Sektör) ve Çalışan Baba Hakları (657 ve Özel Sektör) başlıklı yazılarımızı da inceleyebilirsiniz.

SGK Mevzuatına Göre Doğum İzni Süresince Prim Gün Sayısının Hesaplanması

Doğum izni (Analık İzni), 4857 sayılı İş Kanunu’nun 74. maddesi ile düzenlenmiş olup, kadın çalışanların doğumdan önce ve sonra belirli sürelerde “Analık İzni” kullanma hakkına sahiptir. Bu süreler, geçici iş göremezlik ödeneği (halk arasında doğum parası olarak bilinir) ile desteklenir ve prim gün hesaplamalarını doğrudan etkiler.

• Standart Doğum İzni Süreleri: Kanun’a göre, kadın işçinin doğumdan önce 8 hafta ve doğumdan sonra 8 hafta olmak üzere toplam 16 hafta analık izni hakkı vardır. Çoğul gebeliklerde doğum öncesi süreye 2 hafta daha eklenir ve bu süre 18 haftaya çıkar.
  
• Erken Doğum Durumu: Hekimin onayıyla doğumdan önceki 3 haftaya kadar çalışabilen kadın işçinin, çalışmadığı süreler (yani doğumdan önceki 5 haftalık kısım), doğum sonrası iznine eklenir. Ancak erken doğum olursa, kullanılamayan doğum öncesi izin süreleri de doğum sonrası iznine eklenir.
  
• Geçici İş Göremezlik Ödeneği (Rapor Parası) ve Prim Günleri: Doğum izni süresince çalışana SGK tarafından geçici iş göremezlik ödeneği ödenir. Bu ödeneğin ödendiği günler için, işveren tarafından prim ödenmez. Zira bu günler, SGK tarafından sigortalılık süresi ve prim günü olarak kabul edilir ve SGK kayıtlarına işlenir. Yani, çalışan emeklilik için gerekli prim günlerini bu süre zarfında kaybetmez, ancak primler işveren tarafından değil, ilgili fonlar tarafından dolaylı olarak karşılanmış olur.
  
  • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 15. ve 18. maddeleri bu durumu netleştirir. Sigortalıya hastalık ve analık hallerinde geçici iş göremezlik ödeneği ödenir. Ödeneğin ödendiği süreler sigortalı hizmet olarak sayılır.

Prim Gün Sayısının Bordroya Yansıması: İşveren, analık izni süresince çalışana ücret ödemediği için, bu günlere ilişkin aylık prim ve hizmet belgesinde (APHB/MUHSGK) ilgili günleri eksik gün nedeni ile bildirmek zorundadır. Prim gün sayısı, çalışanın fiilen çalıştığı günler ile SGK tarafından karşılanan iş göremezlik ödeneği günlerinin toplamı üzerinden hesaplanır.

İşverenin SGK’ya Bildirim ve Ödeme Yükümlülükleri

Doğum izni sürecinde işverenin SGK’ya karşı hayati bildirim ve ödeme yükümlülükleri bulunur. Bu yükümlülüklerin doğru ve zamanında yerine getirilmesi, olası idari para cezalarının ve hak kayıplarının önüne geçer.

• Eksik Gün Bildirimi: Analık izni süresince çalışan, fiilen işyerinde bulunmadığı ve ücret almadığı için işveren tarafından SGK’ya eksik gün nedeni ile bildirilmelidir.
  • “01 – İstirahat” kodu: İşçinin SGK’dan geçici iş göremezlik ödeneği aldığı (yani doğum öncesi ve sonrası 8+8 veya 10+8 haftalık) süre boyunca kullanılır. İşveren bu günler için prim ödemez, primler dolaylı olarak SGK tarafından karşılanır.
  • “19 – Ücretsiz Doğum İzni” kodu: İşçinin analık izni sonrası talep edebileceği ücretsiz izin süresi (6 aya kadar) için kullanılır. Bu dönemde ne işveren ücret öder ne de SGK iş göremezlik ödeneği. Dolayısıyla bu günler için prim ödemesi yapılmaz ve emeklilik açısından prim gün eksikliği oluşur. Ancak bu süreler için doğum borçlanması yapma imkanı mevcuttur.
• Aylık Prim ve Hizmet Belgesi (MUHSGK): İşveren, her ay düzenlediği MUHSGK’da (Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi), doğum iznindeki çalışanlar için eksik gün nedeni ve eksik gün sayısını belirtmelidir. Bu, SGK’nın ilgili günleri otomatik olarak prim günü olarak saymasını sağlar.
• İş Göremezlik Ödeneğinin İşverene Ödenmesi (Mahsup Yöntemi): Eğer işveren, iyi niyetli olarak veya toplu iş sözleşmesi gereği çalışanına doğum izni süresince ücretini tam olarak ödemeye devam ederse, SGK tarafından çalışana ödenecek geçici iş göremezlik ödeneğini SGK’dan talep ederek kendi prim borçlarından mahsup edebilir. Bu durumda işveren, çalışanın tam ücretini ve primlerini ödemeye devam eder. Bu durum, işçiye kolaylık sağlarken, işverenin de alacağını SGK’dan tahsil etmesine olanak tanır.

Doğum İzni Süresince İşçinin Bordrosunda Hangi Kalemlerin Nasıl Göründüğü

Doğum izni, çalışan bordrosunda bazı kalemlerin farklılaşmasına neden olur. İşveren açısından, özellikle doğru kayıt ve bildirim çok önemlidir.

• Normal Şartlarda (İşverenin Ücret Ödemediği Durum):
  
  • Brüt Ücret/Normal Çalışma: Çalışanın doğum izni kullandığı günler için bu kısım sıfır veya eksik gün sayısı oranında düşürülmüş olarak görünür.
  • SGK Primleri (İşçi/İşveren Payı): Ücret ödenmeyen günler için hesaplanmaz ve bordroda sıfır görünür. Çünkü bu primler SGK tarafından karşılanmaktadır.
  • İşsizlik Sigortası Primi (İşçi/İşveren Payı): Aynı şekilde, ücret ödenmeyen günler için hesaplanmaz ve bordroda sıfır görünür.
  • Gelir Vergisi ve Damga Vergisi: Ücret ödenmediği için bu vergiler de hesaplanmaz.
  • Geçici İş Göremezlik Ödeneği (Doğum Parası): Bu ödeme, SGK tarafından doğrudan çalışanın banka hesabına yapılır. Dolayısıyla bordroda bir gelir kalemi olarak yer almaz ve gelir/damga vergisine tabi değildir. (Bkz: 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu’nun ilgili hükümleri).
• İşverenin Ücret Ödemeye Devam Ettiği Durum (Mahsup Yöntemi):
  • Eğer işveren, iyi niyetli olarak veya toplu iş sözleşmesi gereği çalışanın ücretini tamamen ödemeye devam ederse, bordro normal bir çalışma dönemi gibi düzenlenir.
  • Bu durumda Brüt Ücret, SGK Primleri, İşsizlik Sigortası Primi, Gelir Vergisi ve Damga Vergisi normal şekilde hesaplanır ve gösterilir.
  • SGK’dan işverene ödenecek olan geçici iş göremezlik ödeneği, bordroda bir gelir kalemi olarak gösterilmez; bunun yerine işverenin SGK prim borçlarından mahsup edilir veya işverene ödenir. Bu bir tahsilat kalemi olup, çalışanın maaş bordrosuna yansımaz.
• Doğum Sonrası Ücretsiz İzin (6 Aya Kadar):
  • Bu dönemde çalışan ücret almaz ve SGK iş göremezlik ödeneği ödenmez.
  • Bordroda gün sayısı sıfır veya eksik gün nedeni “19 – Ücretsiz Doğum İzni” olarak gösterilir.
  • Bu süreler için prim ödenmez, bu da emeklilik prim gün sayısını etkiler. Çalışanın talep etmesi halinde doğum borçlanması yaparak bu günleri prim günlerine saydırması mümkündür.

Hem Çalışan Hem de İşveren Açısından Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Hususlar

Doğum izni süreci, hem işveren hem de çalışan için bazı kritik adımları ve dikkat edilmesi gereken noktaları barındırır.

• Rapor Takibi ve Bildirim Yükümlülüğü:
  • Çalışan: Doğum öncesi ve sonrası raporlarını zamanında almalı ve işverene iletmelidir.
  • İşveren: Çalışanın aldığı raporları ve izin taleplerini dikkatle takip etmeli, SGK’ya eksik gün bildirimlerini ve diğer yükümlülüklerini süresinde yerine getirmelidir. SGK tarafından ödenen iş göremezlik ödeneklerinin takibi de önemlidir.
• İş Güvencesi: İş Kanunu, hamile ve doğum yapan kadın işçiye özel bir koruma sağlar. İşveren, hamilelik veya doğum nedeniyle iş sözleşmesini feshedemez. Bu, işe iade ve tazminat gibi hukuki sonuçlar doğurabilir.
• Doğum Borçlanması: Ücretsiz doğum izninde geçen süreler için prim ödenmediğinden, bu durum emeklilik prim gün sayısını düşürür. Çalışan, bu süreleri doğum borçlanması yaparak prim günlerine ekleyebilir. İşverenler, çalışanlarını bu hak konusunda bilgilendirmelidir.
• Doğum Yardımı ve Emzirme Ödeneği: SGK tarafından yapılan diğer ödemeler olan doğum yardımı ve emzirme ödeneği de çalışanlar için önemli haklardır. Bu ödemeler prim günlerinden bağımsız olup, belirli şartlara bağlıdır ve doğrudan çalışana yapılır.
• Yarım Çalışma Ödeneği: Analık izni sonrası bazı çalışanlar, kısmi süreli çalışma (yarım çalışma) hakkını kullanabilir. Kanunda “kadın veya erkek işçilere istekleri hâlinde birinci doğumda altmış gün, ikinci doğumda yüz yirmi gün, sonraki doğumlarda ise yüz seksen gün süreyle haftalık çalışma süresinin yarısı kadar ücretsiz izin verilir. Çoğul doğum hâlinde bu sürelere otuzar gün eklenir. Çocuğun engelli doğması hâlinde bu süre üç yüz altmış gün olarak uygulanır. Bu fıkra hükümlerinden yararlanılan süre içerisinde süt iznine ilişkin hükümler uygulanmaz.” hükmü bulunmaktadır. Bu dönemde çalışılan günler için işveren prim öderken, çalışılmayan günler için çalışan tarafından İŞKUR’a başvuru yapılır ve başvuru sonucuna göre ücret ve primi işsizlik fonundan ödenebilir. 
• Ücretsiz İzin Hakkı: Ücretsiz izin hakları, işçilerin mevzuattan kaynaklanan hakları olduğu gibi, bazen işverenin iradesine bağlı olarak da doğabilir. Mevzuattan kaynaklanan ücretsiz izinlerde işverenin takdir yetkisi bulunmamakta olup işçinin talep etmesi halinde izinlerin kullandırılması zorunludur. İş Kanunu’nun 74. Maddesinde “İsteği halinde kadın işçiye, onaltı haftalık sürenin tamamlanmasından veya çoğul gebelik halinde onsekiz haftalık süreden sonra altı aya kadar ücretsiz izin verilir. Bu izin, üç yaşını doldurmamış çocuğu evlat edinme hâlinde eşlerden birine veya evlat edinene verilir. Bu süre, yıllık ücretli izin hakkının hesabında dikkate alınmaz.” şeklinde düzenlenen altı aylık ücretsiz izin hakkı da bu kapsamdadır.
• Yan Hakların Durumu: İşverenlerin, doğum izni süresince çalışana sağladığı yemek kartı, servis, özel sağlık sigortası gibi yan hakların akıbeti, şirket politikası ve sözleşme hükümlerine göre belirlenmelidir. Bu konularda şeffaf olmak, çalışan memnuniyetini artırır.

Güncel Kaynaklar ve Mevzuat Referansları

Bu rehberde sunulan bilgiler, Türk mevzuatına dayanmaktadır. İnsan kaynakları profesyonellerinin güncel kalabilmesi için aşağıdaki resmi kaynakları takip etmeleri esastır:

• 4857 sayılı İş Kanunu: Madde 74 (Kadın İşçilerin Gece Çalıştırma Yasağı, Analık İzni ve Süt İzni).
  • Kaynak: T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı – 4857 Sayılı İş Kanunu
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu: Özellikle 15. ve 18. maddeleri (Hastalık ve Analık Sigortası Hükümleri).
  • Kaynak: T.C. Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı – 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
• SGK Genelgesi 2011/1093: Analık Sigortası Uygulamaları.
  • Kaynak: SGK – Analık Hali
• 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu: Ek Madde 5 (Yarım Çalışma Ödeneği).
  • Kaynak: OGM – 4447 Sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu
• Gelir Vergisi Kanunu (193 Sayılı): Geçici iş göremezlik ödeneğinin vergilendirilmemesi.
  • Kaynak: TÜRMOB – Geçici İş Göremezlik Ödeneğinin Vergilendirilmesi (Bu, konuya ilişkin bir makaledir ve GVK’ya atıfta bulunur.)

Sonuç: İK’nın Stratejik Rolü

Doğum izni süreçleri, hem yasal uyum hem de çalışan memnuniyeti açısından İK departmanları için bir sınav niteliğindedir. SGK prim günlerinin doğru yönetilmesi, eksik gün bildirimlerinin zamanında yapılması ve bordro yansımalarının şeffaf bir şekilde işlenmesi, bu süreci sorunsuz atlatmanın anahtarlarıdır. Unutmayın ki, çalışanların haklarını tam olarak teslim etmek, aynı zamanda güçlü bir işveren markası oluşturmanın ve yetenekleri elde tutmanın da önemli bir parçasıdır.

Bu karmaşık alanda güncel mevzuatı yakından takip etmek ve şeffaf bir iletişim kurmak, başarılı bir İK yönetimi için vazgeçilmezdir.