Dijitalleşmenin yoğun bir şekilde yaşandığı günümüz koşullarında, gelişen teknolojiler; kurumların iş süreçlerinde iyileştirme ve geliştirmeleri de beraberinde getirmeye başlıyor. Çalışanlarla ilgili yasal düzenlemelerin uygulanmasından ve takibinden sorumlu olma ve çalışanlarla ilgili tüm süreçleri etkin bir şekilde organize etme gibi dinamik süreçleri yöneten insan kaynakları departmanı ise şirketlerde dijitalleşme ihtiyacını en çok hisseden departmanların başında geliyor. İnsan Kaynakları departmanının yasal süreçleri en yoğun takip ettiği iş kalemlerinden biri olan Bordro Süreci; Dijital olarak nasıl daha kolay yönetilebilir, çalışanlara bordro gönderimi dijital olarak nasıl yapılabilir ya da çalışanlar bordrolarını dijital olarak nasıl imzalayabilir gibi sorular İK profesyonellerinin gündemini meşgul ediyor. Bu dijital dönüşüm sürecinde KEP yani Kayıtlı Elektronik Posta, TÜBİTAK Zaman Damgası, Dijital İmza gibi birçok yeni tanım yerini alıyor.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), e-postaların güvenli bir şekilde iletilmesini ve teslim alınmasını sağlayan bir elektronik posta sistemidir. Özellikle ticari, hukuki ve resmi işlemlerde kullanılan KEP, gönderici ve alıcı kimliklerinin tanımlanması, belge gönderim tarihinin belli olması, dışarıdan müdahale ve belge içerik değişiminin engellemesi gibi özellikleri ile güvenli elektronik posta olarak tanımlanıyor. Resmi yazışmalar, sözleşmeler ve diğer önemli belgelerin yönetimi için tercih edilen KEP, günümüzde ıslak imza alternatifi bir yöntem olarak değerlendiriliyor ve yavaş yavaş işletmeler tarafından kullanılmaya başlıyor.
Ücret Bordrolarının Çalışana Kep Adresi Üzerinden Gönderimi ve Yasal Geçerliliği
Bordoların çalışanlara KEP sistemi üzerinden gönderilebilmesi için öncelikle hem işveren hem de çalışanları adına yetkili bir KEP hizmeti sağlayıcısından KEP hesabı açılmış olması gerekir. Bu durum işverenin ne kadar çalışanı varsa, her bir çalışan için ayrı KEP hesabı açması gibi çok aşamalı bir süreci yürütmesi anlamına gelir. Hazırlanan çalışan bordroları, uygun olan dijital formatta KEP sistemine yüklenir. Bu aşamada belgelerin doğruluğu işveren sorumluluğunda değerlendirilir. Bordroların çalışanların KEP sistemi tarafından gönderilme ve çalışana teslim edilme zamanı, otomatik olarak kaydedilir. Çalışan, KEP hesabına giriş yaparak kendisine gönderilen bordroyu alabilir ve görüntüleyebilir. Bu, aynı zamanda işverenin bordroyu teslim ettiğini ispat etmesine olanak tanır. Ancak 4857 sayılı İş Kanunu’nun “işveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır.” şeklindeki 37. maddesi gereği, işveren tarafından gönderilen bordronun, çalışana gösterilmiş ve imzalatılmış olma zorunluluğu bulunmaktadır. Bu durum KEP ile çalışana bordro gönderilmesinin, kanunda belirtilen ifadeleri tam olarak karşılamadığının delili niteliğindedir.
KEP ile Dijital İmza Arasındaki Farklar
KEP sistemi, işveren tarafından çalışana bordro gönderimini sağlayabiliyor. Ancak, bordronun çalışan tarafından alındığı ve onaylandığı konularında, işverenlerin ihtiyaç duyduğu dijital çözümü tam olarak karşılamadığı görülüyor. Peki, bu durumda bordroların online imzalanabilmesi için şirketlerin ihtiyaç duyduğu çözüm önerisi nedir? Bu soruya cevap olarak Dijital İmza gündeme geliyor. Dijital imza aracılığıyla, çalışanlar bordrolarını sistem üzerinden görüntüleyebiliyor, itiraz edebiliyor ya da onaylama işlemini gerçekleştirebiliyor. KEP’in temel amacı elektronik belgelerin iletilmesi ve alınmasıyken, dijital imza belgenin bütünlüğünü, kaynağını ve imzalayan kişinin kimliğini desteklemek amacıyla kullanılan bir teknoloji olarak özetlenebiliyor.
Dijital İmza Yasal Geçerliliği
4857 sayılı İş Kanunu’nda yer alan ifadesiyle işverenin ispat yükümlülüğü, ücret bordrosunun çalışana teslim edildiğine ve çalışan tarafından onaylandığına dair yeterli kanıt sunabilmeyi kapsıyor. Bu madde esasınca Dijital İmza, bordroların çalışana ulaştırılması ve çalışanın SMS onayı ile bordrosunu imzalayabilmesi, bu bordronun TÜBİTAK zaman damgası ile mühürlenerek eşleştirilmesi ve değiştirilmediğinin ispat edilebilirliğinin sağlaması açısından delil niteliği sağlıyor. 4857 sayılı İş Kanunu ve 5070 sayılı E-İmza Kanunu çerçevesinde, HMK 199. Madde baz alınarak geliştirilen İnoportal Dijital İmza çözümüyle, bordro imzalama süreçlerini daha verimli hale getirebilirsiniz.
Dijital İmza Nasıl Kullanılır?
Dijital imza kullanımı kapsamında, çalışanın kimlik numarası, e-posta adresi ve cep telefonu numarası gibi bilgileri sisteme kaydediliyor. Çalışan, şifresiyle sisteme giriş yapabiliyor. Bordro görüntüleme işlemi sonrasında, imzalamak isterse sistem tarafından kullanıcının cep telefonuna onay kodu iletiliyor. Kodun doğru girilmesi halinde bordro TÜBİTAK zaman damgasıyla mühürlenerek eşleştiriliyor ve ardından arşivleniyor.
Sonuç olarak dijital imza, ücret bordrolarının çalışana uygun gönderilmemesi halindeki hukuki yaptırımlarının ağır olması, çalışanın imza süreci takibinin zor olması ve bordroları saklama yükümlülüğünün bulunması gibi önemli süreçleri optimize ederken işverenlere pratik bir çözümü de beraberinde getiriyor. Siz de İnoportal dijital imza çözümüyle, bordro süreçlerinizi kolaylaştırabilirsiniz.
